E-Mails sind das Rückgrat der modernen Geschäftskommunikation. Angebote, Rechnungen, Verträge, Kundenanfragen – alles läuft per E-Mail. Viele Selbstständige verlassen sich darauf, dass ihre Nachrichten einfach verfügbar bleiben. Doch was passiert, wenn sie plötzlich weg sind?
Viele glauben, ihre E-Mails seien sicher – bis sie plötzlich verschwunden sind. Die häufigsten Ursachen für Datenverlust:
Ein verlorener E-Mail-Verlauf kann weitreichende Konsequenzen haben:
Viele Selbstständige und kleine Unternehmen gehen davon aus, dass ihre E-Mails „irgendwie“ sicher sind. Doch leider ist das ein gefährlicher Irrglaube. Wer sich auf Dritte verlässt, riskiert den Verlust geschäftskritischer Daten.
Im Folgenden räumen wir mit den drei größten Irrtümern auf.
Das ist einer der häufigsten Denkfehler. Natürlich betreiben große E-Mail-Anbieter Backups ihrer Server – aber das bedeutet nicht, dass Sie jederzeit auf eine frühere Version Ihrer E-Mails zugreifen können!
Ein versehentlich gelöschtes oder durch einen Hackerangriff verlorenes Postfach kann nicht wiederhergestellt werden. Wenn der Provider ein Problem hat, sind Ihre Daten möglicherweise für immer weg. Nur mit einem eigenen Backup haben Sie die volle Kontrolle.
Viele denken: „Ich nutze IMAP oder Office 365, meine E-Mails sind doch in der Cloud – warum sollte ich sie extra sichern?“
Die Cloud kann bequem sein, aber sie ersetzt kein echtes Backup. Wer sicherstellen will, dass E-Mails jederzeit abrufbar bleiben, sollte sie regelmäßig lokal sichern.
Viele glauben, dass ihre E-Mails dauerhaft auf den Servern von Anbietern wie GMX, Web.de oder T-Online gespeichert bleiben. Doch das ist ein gefährlicher Trugschluss.
E-Mails sind nicht für immer da. Wer sich darauf verlässt, dass sein Anbieter „alles speichert“, wird im Ernstfall eine böse Überraschung erleben. Ein eigenes Backup ist die einzige verlässliche Lösung.
Wer sich einmal bewusst macht, wie wichtig E-Mails für das eigene Geschäft sind, stellt sich schnell die nächste Frage: Wie sichere ich meine E-Mails richtig?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, je nach Bedarf und technischer Ausstattung. Wir zeigen die wichtigsten Methoden – mit ihren Vor- und Nachteilen.
Die einfachste Möglichkeit, E-Mails zu sichern, ist der Export als Datei. Viele E-Mail-Programme bieten diese Funktion an.
Wer es sich einfach machen will, setzt auf Backup-Programme, die regelmäßig E-Mails sichern – ohne manuelles Zutun.
Es gibt keine perfekte Lösung für alle – aber eine Kombination aus mehreren Methoden sorgt für maximale Sicherheit.
E-Mails sind nicht nur ein praktisches Kommunikationsmittel, sondern oft auch rechtsverbindliche Dokumente. Gerade für Selbstständige und Unternehmen gibt es klare gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails. Ein reines Backup reicht in vielen Fällen nicht aus – es braucht eine rechtssichere Archivierung.
In Deutschland regeln die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), welche digitalen Dokumente Unternehmen aufbewahren müssen.
Nicht jede E-Mail unterliegt der Aufbewahrungspflicht. Entscheidend ist, ob sie steuerrechtlich oder geschäftlich relevant ist.
Ein sicheres E-Mail-Backup muss nicht kompliziert sein – wir helfen Ihnen, die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden und setzen sie professionell um.
Jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an E-Mail-Sicherung und Archivierung. Wir analysieren Ihre Situation und empfehlen die optimale Lösung – maßgeschneidert, effizient und sicher.
Wir bieten eine einfache und zuverlässige Backup-Lösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Selbstständigen und kleinen Unternehmen zugeschnitten ist. Unsere Lösung ermöglicht:
Nicht jede Software passt zu jedem Geschäftsmodell. Wir helfen Ihnen, aus einer Vielzahl von Lösungen die passende zu finden – sei es für lokale Backups, Cloud-Sicherung oder rechtssichere Archivierung. Wir prüfen Anbieter auf:
Wir übernehmen die komplette Einrichtung und Konfiguration Ihres E-Mail-Backups. Sie erhalten eine Rundum-sorglos-Lösung, die zuverlässig im Hintergrund läuft. Falls Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Das hängt davon ab, wie wichtig Ihre E-Mails sind und wie oft Sie neue Nachrichten erhalten.
Je regelmäßiger das Backup, desto geringer das Risiko eines Datenverlusts. Am besten richten Sie eine automatische Sicherung ein – dann müssen Sie sich um nichts kümmern.
Beide Methoden haben Vor- und Nachteile – die beste Lösung ist meist eine Kombination.
Das hängt davon ab, was genau passiert ist:
Ja! Gerade wenn Sie sensible Geschäftsdaten speichern, sollten Sie Ihr Backup verschlüsseln.
Hier ein paar Vorschläge.